ขั้นตอนการจัดกิจกรรมโครงการศึกษาดูงานกิจกรรมการจัดการความรู้/กิจกรรม 5ส คณะฯ
ติดต่อสอบถาม นางนพเก้า บุญราช โทร.7409
ขั้นตอนหลัก	ขั้นตอนย่อย	ระยะเวลา	ผู้รับผิดชอบ	เอกสาร/แบบฟอร์ม/web	Tips ข้อเสนอแนะ
1. เตรียมข้อมูลสถานที่ที่จะศึกษาดูงานก่อนการประชุม คกก.KM	1. รวบรวมข้อมูลสถานที่ที่จะศึกษาดูงาน เช่น ที่ตั้ง, ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น, ระยะเวลาในการเดินทาง/ศึกษาดูงาน ฯลฯ	3-5 วัน	เลขานุการ คกก.KM/ 5ส		- ควรเลือกสถานที่ที่เหมาะสม เพื่อเป็นข้อมูลเบื้องต้นให้ คกก.KM พิจารณา
	2. จำนวนคณะกรรมการ/บุคลากร ร่วมศึกษาดูงานโดยคร่าวๆ		โทร. 7409
2. ประชุมคณะกรรมการ KM	1. กำหนดวันประชุม และจองห้องประชุม	2 สัปดาห์	เลขานุการ คกก.KM/ 5ส	หนังสือเชิญประชุม	- ในการกำหนดวันประชุมสิ่งที่ต้องพิจารณา ก่อนคือ
	2. ทำหนังสือเชิญประชุมคณะกรรมการ KM		โทร. 7409		1).วันเวลาว่างของ คกก. โดยส่วนใหญ่
	3. ประชุมหารือเพื่อหาข้อสรุปเรื่องวัน-เวลา, สถานที่, ในการดูงาน				2). มีห้องว่างสำหรับการประชุม
3. เขียนข้อเสนอโครงการการศึกษาดูงาน	1. ประสานงานหน่วยงาน/สถานที่ที่ประสงค์จะศึกษาดูงานตามมติที่ประชุม เพื่อประสานเรื่องวันและเวลาที่ตรงกัน	3-5 วัน	เลขานุการ คกก.KM/ 5ส	ตัวอย่างข้อเสนอโครงการ	- หากไม่สามารถกำหนดวัน - เวลาที่แน่นอนได้ สามารถเขียนช่วงเดือนที่เป็นไปได้ในการจัดกิจกรรมโครงการศึกษาดูงาน
	2. เขียนข้อเสนอโครงการฯ ให้หัวหน้ากลุ่มงานฯ พิจารณาเบื้องต้น		โทร. 7409		- ควรติดต่อประสานงานสถานที่เบื้องต้นก่อน รวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการขอศึกษาดูงาน
	3. เมื่อหัวหน้ากลุ่มพิจารณาแล้วส่งให้ประธานคณะกรรมการ KM พิจารณาลงนาม
	4. นำเสนอท่านคณบดีเพื่อพิจารณาอนุมัติโครงการ
4. ติดต่อประสานงานสถานที่ที่ดูงาน	1. ติดต่อประสานงานสถานที่ที่ดูงานอีกครั้งเพื่อยื่นยันวันเวลาที่แน่นอนอีกครั้ง	1 สัปดาห์	เลขานุการ คกก.KM/ 5ส	ตัวอย่างหนังสือขอความอนุเคราะห์ดูงาน	- กรณีที่ศึกษาดูงานหน่วยงานภายนอก อาจจะใช้การส่งหนังสือเป็นทางการทางโทรสาร / E-mail ก่อน และเอกสารฉบับจริงส่งทางปรษณีย์ เพื่อความรวดเร็วในการติดต่อประสานงานและยืนยันวันศึกษาดูงานที่แน่นอน
	2. จัดทำหนังสือส่งไปยังหน่วยงาน ให้คณบดี/รองคณบดีที่รับผิดชอบลงนาม		โทร. 7409
	3. ส่งหนังสือเป็นทางการขอความอนุเคราะห์ศึกษาดูงานในวันและเวลาที่ประสานงานกัน
5. ติดต่อประสานงานขอใช้รถ	1. เข้าระบบขอใช้รถเพื่อเดินทางไปราชการของคณะฯ	3-5 วัน	เลขานุการ คกก.KM/ 5ส	ระบบจองรถเดินทางไปราชการ
	2. ทำหนังสือขอใช้รถในวัน-เวลา ที่ศึกษาดูงาน		โทร. 7409
	ในกรณีรถคณะฯ ไม่มีจัดสรรจะต้องดำเนินการติดต่อขอเช่ารถจากภายนอก โดยดำเนินการตามระเบียบของพัสดุ
6. ประชาสัมพันธ์เชิญร่วมศึกษาดูงาน	1. ประชาสัมพันธ์เชิญคณะกรรมการ และบุคลากรคณะฯ ร่วมศึกษาดูงาน ผ่านช่องทาง E-Doc และ E-mail	อย่างน้อย 2 สัปดาห์	เลขานุการ คกก.KM/ 5ส	ตัวอย่างหนังสือเชิญ	-  หมั่นตรวจสอบยอดผู้แจ้งชื่อเข้าร่วมทุกวันทำการ เพราะเมื่อได้จำนวนคนครบตามเป้าหมายแล้ว อาจจะต้องปิดรับสมัครก่อนกำหนด
	2. รวบรวมจำนวนผู้ร่วมศึกษาดูงานเพื่อจัดเตรียมอาหารว่างและเครื่องดื่ม/อาหารกลางวัน		โทร. 7409
7. ขออนุมัติใช้เงินพร้อมยืมเงินทดรองจ่ายราชการเมื่อคณะฯ ได้อนุมัติให้จัดโครงการ	1. ทำหนังสือขออนุมัติยืมเงินทดรองราชการ	1 สัปดาห์	เลขานุการ คกก.KM/ 5ส	ตัวอย่างหนังสือขออนุมัติใช้เงินพร้อมยืมเงิน
	2. เข้าโปรแกรมยืมเงินทั่วไป		โทร. 7409
	3. เสนอหัวหน้ากลุ่มงานฯ พิจารณาลงนาม
	4. ส่งใบยืมเงินให้แก่คณะฯ พร้อมแนบโครงการที่ผ่านการอนุมัติแล้ว
8. ดำเนินการติดต่อร้านเรื่องอาหารและเครื่องดื่ม	ในกรณีจัดครึ่งวัน : จัดเตรียมอาหารว่างและเครื่องดืมสำหรับผู้ร่วมศึกษาดูงาน	1-2 วัน	เลขานุการ คกก.KM/ 5ส		- ในการศึกษาดูงานโดยส่วนใหญ่แล้วทางสถานที่ที่ศึกษาดูงาน จะให้ความอนุเคราะห์ในส่วนของอาหารว่างและเครื่องดื่ม
	ในการณีทั้งวัน : ติดต่อร้านอาหารเพื่อรับประทานอาหารกลางวันที่สะดวก		โทร. 7409		- ในการติดต่อร้านอาหารควรตรวจสอบราคากับอัตราค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม /อาหารกลางวัน ตามระเบียบของคณะฯ
9. ดำเนินการจัดเตรียมเอกสารต่างๆ รวมถึงวัสดุอุปกรณ์ ฯลฯ	1. เอกสารและแฟ้มสำหรับการเซ็นชื่อผู้เข้าร่วมศึกษาดูงาน	2-3 วัน	เลขานุการ คกก.KM/ 5ส
	2. จัดเตรียม/จัดซื้อวัสดุที่ต้องใช้ เช่น ของที่ระลึก, กระดาษ, ปากกา เป็นต้น		โทร. 7409
	3. ใบสำคัญรับเงิน (กรณีมีค่าตอบแทนวิทยากร)
10. รวบรวมรายชื่อ พร้อมส่งหนังสือแจ้งกำหนดการให้ผู้ร่วมศึกษาดูงานทราบ และทำหนังสือขออนุมัติเดินทางไปราชการ	1. รวบรวมรายชื่อผู้ร่วมศึกษาดูงาน	1 สัปดาห์	เลขานุการ คกก.KM/ 5ส	ตัวอย่างหนังสือขอนุมัติเดินทางไปราชการ
	2. ทำหนังสือขออนุมัติเดินทางไปราชการแก่ผู้เข้าร่วมศึกษาดูงาน โดยไม่ถือเป็นวันลา		โทร. 7409
	3. ส่งหนังสือการขออนุมัติเดินทางไปราชการให้ภาควิชาหน่วยงานดำเนินการบันทึกข้อมูล พร้อมแจ้งกำหนดการให้ผู้ร่วมศึกษาดูงานทราบวันเวลา และเวลาออกเดินทาง ทราบอีกครั้ง
11. วันจัดกิจกรรมโครงการศึกษาดูงาน	1. ตรวจสอบจำนวนผู้ร่วมศึกษาดูงาน	0.5-1 วัน	เลขานุการ คกก.KM/ 5ส		- ควรติดต่อประสานงานสถานที่อีกครั้งก่อนวันศึกษาดูงานอย่างน้อยล่วงหน้า 1 วัน เพื่อความแน่นอน
	2. เดินทางสู่สถานที่ศึกษาดูงาน		โทร. 7409
	3. ดูแลความเรียบร้อยและคอยอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ร่วมศึกษาดูงาน และเจ้าของสถานที่ดูงาน
12. หลังเสร็จสิ้นการจัดกิจกรรมโครงการศึกษาดูงาน	1. รวบรวมเอกสารต่างๆ เช่น ใบเสร็จรับเงิน, ใบสำคัญรับเงิน	3-5 วันหลังจากเสร็จสิ้นโครงการ	เลขานุการ คกก.KM/ 5ส	ตัวอย่างหนังสือขออนุมัติเบิกจ่ายทั้งหมด	จะต้องทำอนุมัติเบิกจ่ายไปราชการ
	2. ทำหนังสือขออนุมัติเบิกจ่าย เพื่อชดใช้ใบยืมตามใบยืมเลขที่........		โทร. 7409
	3. ส่งหนังสือการเบิกจ่ายไปยัง กลุ่มงานการเงินและพัสดุคณะฯ
	3. คืนเงินกรณีที่เงินเหลือจากการเบิกจ่าย
13. สรุปโครงการ	สรุปผลการจัดกิจกรรมโครงการให้ผู้บังคับบัญชา/หัวหน้าหน่วยงานทราบและพิจารณา	1-2 วัน	เลขานุการ คกก.KM/ 5ส
			โทร. 7409